Il SIS contiene solo segnalazioni di persone o oggetti che rientrano in una delle seguenti categorie di segnalazioni:
- decisioni di rimpatrio: segnalazioni riguardanti cittadini di paesi terzi soggetti a decisioni di rimpatrio emesse dai paesi Schengen
- rifiuto di ingresso e di soggiorno: segnalazioni riguardanti cittadini di paesi terzi che non hanno diritto di entrare o soggiornare nello spazio Schengen
- persone ricercate per l’arresto: segnalazioni riguardanti persone per le quali è stato emesso un mandato di arresto europeo o una richiesta di estradizione (Svizzera e Liechtenstein)
- persone scomparse: segnalazioni al fine di ritrovare persone scomparse, compresi minori, e porle sotto protezione se lecito e necessario
- minori a rischio di sottrazione da parte di genitori, parenti o tutori: segnalazioni per impedire che tali minori vengano sottratti o scompaiano
- persone vulnerabili a cui deve essere impedito di viaggiare: segnalazioni volte a proteggere persone vulnerabili (adulti o minori) impedendo che siano portate illegalmente all'estero o impedendo loro di viaggiare senza le autorizzazioni necessarie
- persone ricercate per presenziare ad un procedimento giudiziario: segnalazioni al fine di reperire il luogo di residenza o domicilio di persone ricercate per presenziare a un procedimento giudiziario (ad esempio testimoni)
- persone e oggetti ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico: segnalazioni volte a ottenere informazioni su persone o oggetti correlati ai fini del perseguimento di reati e per prevenire minacce alla sicurezza pubblica o nazionale
- ignoti ricercati: segnalazioni contenenti solo impronte digitali e palmari appartenenti a un autore di un reato rinvenute sul luogo di reati di terrorismo o altri reati gravi oggetto di indagine. Sono effettuate ai fini dell'identificazione dell'autore del reato in conformità del diritto nazionale
- oggetti a fini di sequestro o di prova in un procedimento penale: segnalazioni riguardanti oggetti (ad esempio veicoli, documenti di viaggio, targhe e attrezzature industriali) ricercati a fini di sequestro o di prova in un procedimento penale. Le segnalazioni relative ai documenti di viaggio possono anche essere effettuate specificamente per impedire il viaggio della persona che ne è in possesso.
Tipi di dati inseriti nel SIS
Il SIS contiene i seguenti tipi di dati:
Per quanto riguarda le persone:
- dati identificativi: dati necessari per identificare la persona ricercata e altre informazioni pertinenti per l'utente finale che effettua una ricerca
- motivo della segnalazione: descrive, in modo strutturato, il motivo per cui la persona è ricercata
- azione richiesta: l'"azione da eseguire", con una descrizione strutturata di ciò che l'agente deve fare quando la persona viene trovata
- informazioni sui procedimenti penali: la copia del mandato d'arresto europeo (MAE) di una persona ricercata per l'arresto e i dati sulle vittime di usurpazione di identità (se richiesti)
- fotografie: fotografie della persona oggetto della segnalazione
- impronte digitali e palmari: dati dattiloscopici (impronte digitali e/o palmari) della persona oggetto della segnalazione
- informazioni su oggetti collegati a persone: dati sugli oggetti inseriti nel SIS per localizzare una persona oggetto di segnalazione, ad esempio il veicolo utilizzato dalla persona ricercata; tali dati possono essere aggiunti solo alle segnalazioni di persone ai sensi degli articoli 26, 32 e 34 del regolamento sul SIS nel settore della cooperazione di polizia
- documenti di identificazione: dati che descrivono il documento di identificazione della persona oggetto della segnalazione (è possibile allegare una copia del documento)
- impronte digitali e palmari: dati dattiloscopici (impronte digitali e/o palmari) rinvenuti sul luogo di un reato
- profilo del DNA: profilo del DNA della persona oggetto della segnalazione o dei suoi familiari (solo nel caso di persone scomparse che devono essere poste sotto protezione).
Per quanto riguarda gli oggetti:
- dati identificativi: dati necessari per identificare l'oggetto ricercato e altre informazioni pertinenti per l'utente finale che effettua una ricerca
- motivo della segnalazione: descrive, in modo strutturato, il motivo per cui l'oggetto è ricercato
- azione richiesta: l'"azione da eseguire", con una descrizione strutturata di ciò che l'agente deve fare quando l'oggetto viene trovato
- immagini: immagini/fotografie dell'oggetto.
Il paese che inserisce la segnalazione e i relativi dati nel SIS è il "proprietario dei dati". Ciò significa che solo tale paese è autorizzato o in grado di aggiornare e cancellare la segnalazione.
La qualità, l'accuratezza e la completezza dei dati che consentono l'identificazione sono fondamentali per il successo del SIS. Per le segnalazioni riguardanti persone, l'insieme minimo di dati è:
- nome
- anno di nascita
- riferimento alla decisione che ha dato origine alla segnalazione
- azione da eseguire.
Se disponibili, devono essere aggiunte fotografie e impronte digitali per facilitare l'identificazione ed evitare errori di identificazione. Il sistema offre inoltre la possibilità di aggiungere collegamenti tra segnalazioni (ad esempio, tra una segnalazione di una persona e un veicolo).
Elementi biometrici
Dal 2013 il SIS è in grado di conservare le impronte digitali che possono essere utilizzate per confermare l'identità di una persona localizzata con altri mezzi. Tuttavia l'introduzione di un sistema automatizzato di identificazione delle impronte digitali (AFIS), nel marzo 2018, consente di identificare le persone utilizzando solo le loro impronte digitali. Grazie a questo sistema, i criminali e altre persone oggetto di interesse troveranno ancora più difficile entrare e spostarsi all'interno dell'UE utilizzando documenti contraffatti o falsi o documenti appartenenti ad altre persone.
Da marzo 2023 il SIS conserva anche impronte palmari, impronte digitali e tracce palmari, che possono essere utilizzate per ricerche biometriche e per la conferma dell'identità. Sempre da marzo 2023 il SIS conserva i profili del DNA delle persone di cui è stata segnalata la scomparsa o dei loro genitori, nonni o fratelli, al fine di confermare dell'identità.